Na het geautomatiseerd aanmaken van de zending wordt er, mits het geconfigureerd is en er e-mailadressen beschikbaar zijn, direct een track & trace e-mail gestuurd naar de ontvanger van het pakketje. Deze e-mail kan je helemaal zelf opmaken en versturen of je kan dit proces aan de vervoerder over laten.
Bij een debiteur in King kan op meerdere plekken het e-mailadres ingevoerd worden. Hoe weet je dan welk e-mailadres wanneer is gebruikt voor het versturen van de begeleidende track & trace e-mail?
Mogelijk te gebruiken e-mailadressen
In de koppeling zijn er meerdere e-mailadressen waaruit je kunt kiezen om te configureren voor het verzenden van de track & trace e-mail, dit zijn:
1. E-mailadres factuur verzendadres
Zoals te zien is hierboven, wordt bij deze instelling het e-mailadres van een mogelijk gekoppeld verzendadres gebruikt bij het versturen van de track & trace e-mail.
Let op, de actuele waarde op het moment van facturering / uitlevering wordt mee gekopieerd naar de factuur-/uitleverhistorie.
Een wijziging naderhand zal dus pas gebruikt wordt bij een volgende facturering / uitlevering.
De actuele waarde die hier staat, zou daardoor alweer anders kunnen zijn dan het gebruikte e-mailadres bij de laatste facturering / uitlevering.
2. E-mailadres factuur;
Zoals te zien is hierboven, wordt bij deze instelling het e-mailadres van het gekoppelde factuuradres gebruikt bij het versturen van de track & trace e-mail, zie:
Let op, ongeacht wat er bij factuuradres gekoppeld is, of dit nou “vestigingsadres” of “correspondentie-adres” is, de koppeling zal altijd het vestigingsadres (inclusief e-mailadres) van de desbetreffende debiteur gebruiken.
In het geval van een inkoopcombinatie waarbij “Debiteurnr. factuur” gekoppeld is, zal de koppeling het vestigingsadres van dit debiteurnummer (inclusief e-mailadres) gebruiken.
En ook hier geldt dat de actuele waarde op het moment van facturering / uitlevering mee wordt gekopieerd naar de factuur-/uitleverhistorie. Een wijziging naderhand zal dus pas gebruikt worden bij een volgende facturering / uitlevering.
De actuele waarde die hier staat, zou daardoor alweer anders kunnen zijn dan het gebruikte e-mailadres bij de laatste facturering / uitlevering.
3. Actueel e-mailadres vestigingsadres;
Bij het gebruik van deze optie wordt er niet gekeken in de factuur-/uitleverhistorie, maar wordt de actuele waarde van het e-mailadres van het vestigingsadres van de debiteur gepakt.
4. Actueel e-mailadres correspondentie-adres.
Bij het gebruik van deze optie wordt er niet gekeken in de factuur-/uitleverhistorie, maar wordt de actuele waarde van het e-mailadres van het correspondentie-adres van de debiteur gepakt.
Indien het correspondentie-adres gelijk is aan het vestigingsadres zal gewoon de waarde van het vestigingsadres gebruikt worden.
Instelling koppeling voor gebruik e-mailadres
Binnen de koppeling kan geconfigureerd worden welk e-mailadres hij als “eerste”, “tweede” en “derde” optie moet zien. Op basis daarvan zal hij dan zelf een track & trace e-mail wegsturen of aanbieden aan de vervoerder om deze te versturen.
In de basis wordt de koppeling normaliter als volgt geconfigureerd:
De werkwijze is als volgt:
- Heeft de eerste optie een waarde, dan zal deze waarde gebruikt worden als e-mailadres voor de track & trace e-mail;
- Heeft de eerste optie geen waarde, wordt doorgegaan naar de tweede optie;
- Enzovoort.
Mocht er na alle opties bij langs te zijn gegaan geen e-mailadres gevonden zijn, of er is überhaupt niets geconfigureerd, wordt er default teruggevallen op het e-mailadres factuur verzendadres.
Mocht deze ook geen waarde bevatten, wordt er helemaal geen track & trace e-mail verstuurd.
Opmerking bij item(s) in uitleverhistorie
Mocht je het script / de optie hebben (uitgevoerd) om een opmerking bij een item in de uitleverhistorie te kunnen plaatsen, zal daar vanaf versie 7.3.0 van de KingMultiWachtrijKoppelingen-applicatie getoond worden naar welk e-mailadres een mogelijke track & trace e-mail is gestuurd.
